こんにちは、タンバリン東京開発デザインチームの斎藤です。
今回はタスク管理にnotionを導入した話をしたいと思います。
経緯
タンバリンは今年の春頃から在宅勤務がメインで、僕は出社していた頃と比べてある程度家のことや趣味に時間を費やせるようになりました。
それらのタスクを今までは頭の中で管理していたのですが、どうせなら管理してしまおうと思いたったのが経緯です。
以上を踏まえた上で僕は以下の点を求めました。
- 日常/趣味/仕事をまとめて管理出来る
- 上記を大カテゴリとして階層構造でタスクを管理出来る
- タスクを細かく区切って管理出来る
- 時間割的な感じでその日にやることがわかる
可能であったら以下の機能もあるといいなと思っていました。
- 読んだ本の情報や感想もそこにあると嬉しい
- 仕事の情報や勉強したことがそこにあると嬉しい
逆に以下の点は求めませんでした。
- オフライン対応(ずっと家にいるから)
- 表計算(お金周りは別のを使ってる)
これらの要素を満たすのがnotionかなと思ったのでnotionを使うことにしました。
notionの使い方の予定を組む
まず、なんとなく機能を調べて出来そうな形に落とし込むことにしました。
| 求める機能 | 使い方の予想 |
|---|---|
| 日常/趣味/仕事をまとめて管理出来る | テーブルでタグを使いカテゴライズする |
| タスクを細かく区切って管理出来る | テーブル内にページがあるので、その中に入れ子でテーブル作る |
| 時間割的な感じでその日にやることがわかる | 上のを参考にカラムで組む |
ぱっと調べた限りではいけそうだと感じたので実装していきました。
日常/趣味/仕事をまとめて管理する
まず、タスクの一覧用のページにテーブルをいれました。
思い立ったタスクは分類問わずとりあえずここに格納しています。
タスクが発生した時はここに登録することから始めます。
タスクを細かく区切って管理出来る
テーブルになにか登録すると自動で詳細等を書き込めるページが生成されます。
下の方にテーブルや文章を自由に入れられる自由記述欄があるので、僕はテーブルに細かなタスクを書き出し管理しています。
しかし、これだけだと
プロジェクトのテーブルをクリック>タスクが書いてあるテーブルを見る>戻る
と、少し面倒な上にタスクを俯瞰して見れないのでこれらをまとめたページを作ることにしました。
タスクがまとまってるページを作る
ここでは上で作った細かなタスクを書き出したテーブルを転載します。
終わったタスクは消すので、プロジェクトのページ以上に今着手していることがわかりやすくなっています。
また、toggle listを使うことである程度分類出来るようにしました。
仕事系はなるべくネストが深くならないようにし、趣味や家事は気の赴くままネストしていきます。
時間割的な感じでその日にやることがわかる
まずこんな感じで目次を作ることにしました。
長く運用していくとこの類は氾濫しそうな予感がしたからです。
単位は一週間ごとで、大体月曜日にテンプレートを複製して、タスクを埋めていく感じです。
中身はこうなっています。 1日を朝と就業時間と夜に分けて管理していて、その時間が来たらそのtoggle listを開くみたいな運用です。
文字とかタイトルとかの要素をまとめて選択して、一行目の横にもってくると勝手にカラムにしてくれるので、それを使っています。
また、下のwishlistにはその週やるであろうタスクのテーブルのリンクが添付してあって、そこからタスクを卸してきます。
開くとこんな感じになっています。
○とか●はトマトのメタファーです。
普段ポモドーロ法を使っているので○が大体25分。●は一つで２セットを意味します。
休憩時間にやることは、このポモドーロ法を使った時に生まれる休憩時間に上から順にやっていきます。
使い方
新たなタスクが生まれたらプロジェクトに登録、データベースに転載、時間割のwishlistに入れていけそうな時間に登録。
通常時は時間割を見て自分のタスクを確認。
適宜、プロジェクトを眺めて趣味のタスクを入れたり、データベースを眺めて終わったものを消したりして管理。
という感じで使っています。 一度作ってしまったらなんでもコピペで済んでしまうので意外と楽でいいです。
まとめ
今回は僕のタスクの管理の方法を紹介しました。
僕の要求はデータベースとリンクで解決出来ましたが、notionには色々な使い方があるようです。
皆さんもぜひ使ってみてください。